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Die Planungszeit hängt von der Art und dem Umfang des Events ab.
Der richtige Zeitpunkt ist entscheidend für den Erfolg eines Anlasses.
Vorbereitungszeit und Planungsaufwand sind nicht zu unterschätzen.
Events rechtzeitig planen
Antworten auf wichtige Fragen
Wann ist der ideale Zeitpunkt, um mit der Planung eines Events zu beginnen? Wieviel Vorlaufzeit ist nötig? Wann soll der Event stattfinden? Wir geben Ihnen die Antworten auf diese grundlegenden Fragen.
Wann mit der Planung beginnen
Um einen Event richtig vorzubereiten braucht es Zeit. Wie viel Zeit ist davon abhängig, wie der Anlass aussehen soll und was Sie mit dem Event erreichen wollen. Wenn Sie schon genaue Vorstellungen haben, beispielsweise von einer Location oder einem Showact, müssen diese natürlich an ihrem Wunschdatum verfügbar sein. Eine vorausschauende Planung ist also unumgänglich. Dabei gilt nicht zwingend das Credo “je früher desto besser”. Den bei einer zu langen Vorbereitungszeit laufen Sie Gefahr, sich in Details zu verlieren oder Entscheide öfters zu vertagen. Die Zeit drängt ja nicht. Bei einer zu kurzen Vorlaufszeit hingegen rennen Sie der Zeit hinterher und müssen schlimmstenfalls Nachtschichten einlegen, um alles rechtzeitig bereit zu haben. Der richtige Zeitpunkt für den Start der Planung ist also entscheidend. Und er ändert sich je nach Art und Umfang des Events.
Wann soll der Anlass stattfinden
Um diese Frage zu beantworten, müssen Sie sich zuerst einige andere Fragen stellen. Wie ist das Besuchsverhalten der Zielgruppe? Müssen Ferien und/oder Feiertage berücksichtig werden? Welche Wochentage kommen in Frage? Welche saisonalen Aspekte spielen eine Rolle? Finden Konkurrenzveranstaltungen zur gleichen Zeit in der Nähe statt? Sind witterungsbedingte Voraussetzungen gegeben?
Wenn Sie sich diese Fragen beantworten können, lässt sich der geeignete Zeitpunkt für den Anlass stark eingrenzen und Sie können schliesslich ein geeignetes Datum festlegen. Noch besser ist es, wenn Sie sich erst auf einen Zeitraum einschränken und anschliessend die für Sie wichtigsten Aspekte zusammentragen. So halten Sie sich die Möglichkeit offen, sich nach der Verfügbarkeit etwa einer ganz besonderen Location zu richten.
Wie viel Aufwand gibt die Planung
Es ist wichtig, sich vor der Planung des Events zu überlegen, wer die ganze Arbeit macht. Wenn der Event neben dem Tagesgeschäft geplant und organisiert werden soll, sind dafür je nach Umfang erhebliche Ressourcen nötig. Das sollte nicht unterschätzt werden. Um den Aufwand realistisch einzuschätzen hilft es, sich den Anlass von A bis Z vorzustellen und alle anfallenden Aufgaben in einer To do Liste zusammenzutragen. Diese Aufgaben lassen sich dann terminieren und es kann ein grober Zeitplan erstellt werden, wann was erledigt sein soll. So schaffen Sie sich den Überblick über erledigte und noch nicht erledigte Arbeiten. Die nötige Zeit dafür einzuplanen ist dann einfacher.
Falls die nötige Zeit oder die Erfahrung für die Planung des Anlasses fehlt, macht es Sinn sich die Unterstützung einer Eventagentur zu sichern. Die Profis können Ihnen bei all diesen Aufgaben und Fragestellungen helfen und Sie sicher durch die ganze Eventplanung führen. Kontaktieren Sie uns unverbindlich, wir sind gerne für Sie da.
