Grosses beginnt mit einem starken Partner

Wenn Sie eine Ausschreibung planen und bei Agenturen ein Konzept anfragen, ist ein ausführliches Briefing zentral. Je genauer Sie Ihre Bedürfnisse beschreiben, umso treffender kann eine Agentur Ihnen Vorschläge unterbreiten.

In den vergangenen Jahren sind uns im Rahmen von Ausschreibungen, Pitches und Co viele Briefings in die Hände gekommen. Unsere Erfahrungen haben wir in 9 Tipps für Sie zusammengefasst.
 

Ein Eventgrobkonzept bildet den Grundstein für die Zusammenarbeit zwischen Ihnen und einer Agentur. Wenn die Chemie zwischen Ihnen und der Agentur nicht stimmt, hapert es jedoch spätestens bei der Umsetzung, auch mit dem besten Konzept. Es macht in einem ersten Schritt durchaus Sinn, sich zuerst die Agentur bzw. das Team genauer anzusehen. Suchen Sie eine Agentur die zu Ihnen und Ihrer Unternehmung passt. Laden Sie diese zu einer unverbindlichen Vorstellung ein, bevor Sie die Agentur bitten ein Konzept einzureichen – das erspart Ihnen wie auch der Agentur Enttäuschungen und Aufwand.

Das Briefing bildet die Arbeitsgrundlage für die Agentur und soll ausführliche Informationen über den von Ihnen geplanten Anlass enthalten. Dies umfasst insbesondere: Art des Anlasses, Zeitrahmen, Ort, Ansprechpartner*in, Hintergründe, Informationen zur Unternehmung, bisherige Erfahrungen, Ziele und Zielgruppe (siehe Tipps 2 und 3), Budget, Umfang und Zeitplan der Ausschreibung. Geben Sie so viele Informationen und Dokumentationen preis, wie Sie können. Machen Sie intern den Vier-Augen-Check und lassen Sie das Briefing gegenlesen, mindestens von den Entscheidungsträgern. Sind für diese alle Bedürfnisse klar formuliert und abgedeckt?

«Events, die nichts bewegen, sind Zeit- und Geldverschwendung» so deutlich drückt es Markus Kindler, renommierter Berater für Live-Kommunikation, Marken-Erlebnisse und Event-Marketing aus Deutschland aus. Damit Events etwas bewegen können, muss vorderhand klar sein, was Sie als Unternehmung erreichen möchten: Informieren, Emotionalisieren, Motivieren, Kommunizieren bzw. Verkauf oder Gewinn steigern, Neukunden*innen gewinnen, Kontakte erzielen usw. Je genauer Sie definieren, WAS Sie erreichen wollen desto sakrosankter muss die Agentur das Konzept darauf auslegen. Sie wiederum können im Nachgang die definierten Ziele mit vorgängig definierten Kennzahlen messen.

Mindestens so wichtig wie ihre Ziele ist die klare Umschreibung Ihrer Zielgruppe. Denn ein Eventkonzept muss auf Ihre Teilnehmerinnen und Teilnehmer zugeschnitten sein und funktioniert so auch nur einmal. Wer nimmt an Ihrer Veranstaltung teil, wie viele Personen, woher kommen Sie, welche Erwartungen und welche «Eventerfahrung» haben Sie, welcher Szene gehören Sie an? Je genauer Sie ihre Zielgruppe kennen und beschreiben, desto besser.

Dass Sie ein möglichst attraktives Angebot mit optimalem Preis-/Leistungsverhältnis erhalten möchten, ist selbstverständlich. Dennoch raten wir dringend den Budgetrahmen vorgängig zu klären. Eine gute Konzeptidee lässt sich zwar mit verschiedenen, auch kleineren, Budgets umsetzen (Sie brauchen erst eine Kostenschätzung? Siehe Tipp 7). Es macht aber keinen Sinn, kreative Ideen auszuhecken, deren Umsetzung danach an den Kosten scheitert. Ausserdem wird die Vergleichbarkeit der eingeholten Angebote wesentlich besser gegeben sein.

Während für Sie alles klipp und klar ist, gibt ein Briefingpapier für externe Betrachter*innen einen ersten Einblick in Ihre Unternehmung und deren Kultur. Geben Sie Agenturen mindestens die Möglichkeit, Fragen zu Ihrem Briefing zu stellen, denn die werden garantiert auftauchen! Lassen Sie der Agentur danach ausreichend Zeit, das Konzept auszuarbeiten. Kreative Arbeit geschieht nicht von heute auf morgen, Ideen reifen und entstehen über mehrere Tage oder Wochen. Oftmals arbeiten Personen aus unterschiedlichsten Disziplinen an einem Konzept, was Zeit erfordert. Für ein umfassendes Konzept sind gut und gerne vier bis sechs Wochen einzuplanen.

Konzepte zu erarbeiten ist mit viel Freude aber auch Aufwand verbunden. Eine Agentur vertieft sich in Ihr Thema, Ihre Firma, Ihre Unternehmenskultur, um für Sie ein Konzepte zu erarbeiten. Definieren Sie vorgängig, was genau bzw. welchen Umfang an Dokumentation Sie von der Agentur verlangen. Reicht Ihnen eine erste Kostenschätzung, weil Sie wissen möchten, was der Kundenanlass kostet, möchten Sie erst die Agentur kennenlernen, um zu erfahren, ob es menschlich passt oder benötigen Sie ein umfassendes Eventkonzept von A wie Ablauf über Z bis Zwischenunterhaltung?

Im Grunde genommen nein. Die Konzeptarbeit ist kostenintensiv. Je nach Angebotsumfang erstellt eine Agentur für Sie umfangreiche Dokumente, Kalkulationen, Pläne, Visualisierungen und Moodboards. Oft sind mehrere Mitarbeitende der Live-Kommunikation über Tage hierfür im Einsatz. Es finden verschiedene Meetings und Absprachen mit möglichen Lieferanten und Besichtigungen in den Locations statt – schliesslich möchte Ihnen die Agentur eine ausgereifte Entscheidungsgrundlage bieten. Definieren Sie daher vorgängig die Entschädigung der Arbeit. Eine gute Grundlage bieten die Richtlinien für Agenturpitches des Branchenverbands EXPO EVENT Swiss LiveCom Association.

Suchen Sie nach einer Eventagentur, die zu Ihnen passt – ein Team mit dem Sie Lust haben zusammenzuarbeiten (siehe Tipp 1). Danach empfehlen wir, einen gemeinsamen Workshop durchzuführen. An diesem definieren wir, was Ihnen wichtig ist, was Sie erreichen wollen und was Ihnen nicht gefällt. Wir bringen unsere Erfahrungen und erste Lösungsansätze ein.

Die Zeit für den Workshop ist gut investiert. Unsere Erfahrung zeigt, dass in diesem ungefähr halben Tag alle Fakten detailliert ans Tageslicht kommen. Bestenfalls nehmen die wichtigsten Entscheidungspersonen teil (Einkauf, Gastgeber, Projektverantwortliche etc.) bringen ihre Wünsche und Inputs ein und sind so ein Teil der gemeinsamen Idee.

Im Anschluss klären wir für Sie die Machbarkeiten und Kosten, prüfen die Umsetzung und schlagen mögliche Lieferanten vor. Sie erhalten ein fertiges Detailkonzept das Lust macht, den gemeinsamen Anlass umzusetzen.